17 Ноября 2023
Где и почему компании теряют эффективность и деньги? Как автоматизация ТОиР позволяет на 30% снизить ФОТ в ремонтной службе? Как грамотно трансформировать службу главного инженера? Об этом и не только рассказываем в сегодняшней статье, посвященной десяти ключевым инструментам по оптимизации затрат на техобслуживание и ремонты.
Разберем подробно, в каких ситуациях компании теряют эффективность и, соответственно, денежные средства. Отметим, что убытки здесь могут выглядеть по-разному: когда вы не получаете тех денег, на которые рассчитывали, или когда вы, наоборот, тратите то, что хотели сохранить и приумножить.
В первом случае это будет упущенная выгода, недополученная прибыль — в случае поломки и простоя оборудования, что приводит к снижению выработки продукции или получению брака. Ко второму случаю относятся незапланированные траты на ремонт и техобслуживание. В обоих случаях вы — в убытке.
Итак, где и почему вы можете лишиться эффективности и денег?
Неэффективная эксплуатация оборудования. Если нет понимания, какие резервы имеет оборудование и насколько оно загружено, то нельзя и говорить о том, что его эксплуатация идет экономически обоснованно и есть полная отдача от активов.
Лучшие практики «не доходят» до локаций. Когда мы имеем дело с холдинговыми структурами или с предприятиями, имеющими несколько локаций, часто встречаются ситуации, когда лучшие практики внедряются в одних локациях, но отсутствуют в других. Пример: одна производственная площадка очень эффективно использует технологии импортозамещения, а другие покупают дорогие оригиналы. Или одна площадка максимально использует оборудование, есть выстроенный процесс определения его загрузки, определения снижения (это важно: не остановки, а именно снижения!) потока создания ценности, а другая площадка может не пользоваться этими инструментами, потому что отсутствует единая цифровая среда, а лучшие практики не распространяются.
Необоснованные затраты на услуги, нет прозрачности. Если компания не оцифровала услуги и не имеет по ним статистики, она упускает дополнительную эффективность для бизнеса.
Необоснованные затраты на персонал, нет понимания занятости. Процесс ТОиР на предприятии не всегда может быть выстроен грамотно. Если отсутствует четкое понимание длительности операций, не определены технологические карты с нужной детализацией, то ремонты, помимо информационной системы, будут управляться еще и устными нарядами. Это неизбежно ведет к потере эффективности и росту затрат.
Отсутствие данных для анализа по наработке. Когда отсутствуют данные для анализа по наработке, может происходить переобслуживание оборудования: замена тех или иных узлов, агрегатов, материалов просто по календарю без учета остаточного ресурса.
Раздутые/недостаточные запасы ТМЦ. Очень часто встречаются ситуации одновременного наличия и раздутых, и недостаточных запасов ТМЦ. Это, с одной стороны, избыточный запас с точки зрения замороженных денег и, с другой, оборудование, которое простаивает без необходимых деталей, хотя зачастую они могут быть регулярно потребляемыми с автопополнением.
Бумажный документооборот. Он снижает эффективность бизнеса, потому что повышает загрузку персонала и отнимает те часы, которые можно было бы потратить на эффективные процессы. Документы в бумажном виде никогда не будут должным образом проанализированы в силу большого объема, а значит, их существование не имеет смысла.
Отсутствие приоритизации оборудования. На разных уровнях управления технической службой приоритизация может определяться по-разному. Иногда нет базы данных с определенной критичностью единицы оборудования, каждый ее понимает по-своему. Фокус внимания смещается. Время и ресурсы, которые должны быть направлены на критичное оборудование, тратятся на малозначительные объекты. Эффективно? Нет.
Снижение уровня надежности. Отсутствие ориентира на надежность приводит к тому, что среднее время ремонта становится больше, чем у конкурентов, средняя наработка на отказ снижается. Это приводит к простоям и — опять же — к неэффективной эксплуатации активов.
Для достижения эффективного управления активами необходимо сформировать ключевые цели и выяснить, какие инструменты помогут двигаться к желаемым рубежам.
Эффективная стратегия ТОИР всегда опирается на цели бизнеса и включает в себя цели ТОиР, стратегию и дорожную карту для достижения этих целей.
Посмотрим на организацию глазами руководителя или акционеров. Целью деятельности любого коммерческого предприятия является, в том числе, извлечение прибыли. Соответственно, следуя этой цели, компания стремится к получению большей EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, Amortization and Management, то есть прибыли до вычета процентов, налогов, износа и амортизационных отчислений — простыми словами, «грязной» доходности) и высвобождению оборотного капитала.
Показатели ТОиР, от которых зависит EBITDA, — это общая эффективность оборудования и затраты на ремонты.
В разрезе общей эффективности оборудования большое значение имеют технические простои, поэтому работа должна быть в первую очередь сконцентрирована на простоях — как плановых, так и неплановых.
В разрезе затрат на ТОиР имеет значение бюджет ремонтов, который включает в себя ФОТ технической службы и затраты на ремонтно-эксплуатационные нужды. В управлении бюджетом важно обращать внимание на такие показатели, как численность персонала, затраты на запчасти и затраты на услуги.
Соответственно, чтобы создать направление деятельности для цифровизации, необходимо сравнить указанные фактические показатели компании с теми, что заявлены в ее стратегических целях. В результате оцениваются «разрывы» и формируются конкретные мероприятия по достижению показателей, не достигающих целевых значений.
На следующем этапе разрабатывается дорожная карта, определяются сроки и ответственные. Таким образом формируется стратегия для технической службы, придерживаясь которой мы может достичь стратегических целей компании.
Создание стратегии является отправной точкой: организация намечает вектор движения, техническая служба и ключевые сотрудники понимают, что от них ожидается. С этой позиции можно начинать реализовывать разработанную стратегию.
Часто руководители компаний сталкиваются с проблемой, связанной с тем, что техническая служба работает над решением только оперативных задач. Это значит, что сотрудники фокусируются только на закрепленном за ними оборудовании, не принимая в расчет общую стратегию компании. Каков результат? Несогласованность действий различных служб.
Существует ли оптимальное решение этой проблемы? Да, если смотреть на организационную структуру как на инструмент управления. Причем здесь можно назвать три решения, дополняющие друг друга.
Одно производство — один отдел ТОиР со всеми требующимися специалистами.
Выделенные сотрудники для стратегического управления ремонтами активов.
Выделенные сотрудники для оперативного управления ремонтами активов.
Чтобы выделить сотрудников для стратегического управления, необходимо сначала определить стратегические задачи и уже на основе оценки трудоемкости их выполнения укомплектовать штат в соответствии с квалификацией специалистов. Вопрос квалификации очень важен, так как часто ведет за собой необходимость дополнительного обучения сотрудников и руководителей служб ТОиР. На обучении сотрудники знакомятся со стратегическим целями и показателями эффективности, а также получают общее понимание целостной структуры управления процессами ТОиР — куда должна двигаться компания и за счет каких ресурсов.
Подытожим: чтобы наладить эффективное управление ТОиР, необходимы грамотно построенная стратегия, трансформация технической службы (при необходимости) и, соответственно, сотрудники, которые будут управлять стратегией и тактикой
Денис Труфакин
директор Центра экспертизы ТОиР «Деснол Софт»
Какие сотрудники технической службы должны управлять стратегией?
Можно предположить, что это будут действующие механики, мастера, электрики, мастера КИПиА, но давайте посмотрим, чего мы ожидаем от этих сотрудников. Действующие специалисты, управляющие ТОиР, должны выполнять следующие действия:
обеспечивать безопасность и контролировать качество проведения работ;
планировать ТОиР закрепленного за ним производства;
проводить анализ отказов и неисправностей;
выполнять оценку состояния оборудования, проводить его диагностику, анализировать полученные результаты;
обеспечивать ремонты ТМЦ и запчастями (т.е. определять, какие запчасти нужны, заказывать их, контролировать их поступление на склад, выписывать, выдавать, списывать и т.д.);
обучать сотрудников, поступивших на работу;
разрабатывать мероприятия по повышению надежности.
В реальности фокус ответственных сотрудников смещается на две-три максимально критичные задачи. Как следует из практики, не всегда надежность и анализ корневых причин отказов оборудования попадают в этот фокус и способствуют повышению надежности.
Что мы можем предложить в этой ситуации? Все, в общем-то, лежит на поверхности.
Изменить функционал.
Трансформировать структуру ремонтных служб предприятия с выделением в отдельную структуру службы ТОиР и включения в нее менеджера по надежности, менеджера по планированию и мастера по ремонту.
Может показаться, что штатная численность резко увеличится, но это не так. Как показывает наша практика — а это уже более 11 трансформированных производственных площадок по России — оптимизация при трансформации организационной структуры (если она требуется), достигает показателей в диапазоне от 5 до 20%
Денис Труфакин
директор Центра экспертизы ТОиР «Деснол Софт»
В каждой производственной организации существует поток создания ценности. Хорошо, если в компании имеются система диспетчеризации и управление потоком. Но чаще всего встречаются ситуации, когда поток создания ценности не оцифрован. Что делать в таком случае?
Построить баланс мощностей (произвести измерение каждой единицы потока создания ценности).
Определить узкие места и сфокусировать внимание на оборудовании этих самых узких мест.
Сформировать показатель ОЕЕ (Overall Equipment Effectiveness).
Поставить цели для производства и службы ТОиР.
Разработать мероприятия по снижению потерь.
Результат этих действий позволяет серьезно поднять эффективность производства и дать мощный толчок развитию персонала в компании.
Сформулировав стратегию, необходимо определить целевые модели цифровизации процессов техобслуживания и ремонтов оборудования в конкретной организации.
Какие это модели?
Разработка мероприятий ТОиР и планирование: определение критичности оборудования, разработка мероприятий и планирование ТОиР.
Ресурсное обеспечение: обучение и развитие персонала, обеспечение запчастями, управление аутсорсингом и поставщиками запчастей.
Выполнение и контроль: организация и контроль плановых работ по ТОиР, учет отказов и неисправностей.
Анализ эффективности ТОиР: анализ причин отказов, разработка корректирующих мероприятий, анализ показателей эффективности ТОиР.
В качестве примера остановимся подробнее на блоке «Выполнение и контроль ТОиР». Здесь очень важно получить матрицы с входами и выходами, ответственными сотрудниками и контролем плановых работ по организации, корректирующей процессы по учету простоев и отказов.
Подготовка и проектирование целевой модели процессов ТОиР позволит учесть все нюансы и оцифровать все процессы, которые должны быть автоматизированы. При этом важно учесть, что в разных организациях могут быть абсолютно разные точки приложения сил.
Поговорим детально об эффективных инструментах снижения затрат на ТОиР.
Автоматизированное рабочее место лимита затрат. Организациям, желающим уменьшить затраты на ТОиР, целесообразно использовать автоматизированное рабочее место (АРМ) лимита затрат, которое позволит установить лимиты для конкретных ремонтов и дойти до горизонта планирования в год и более. Так компания сможет управлять затратами именно там, где они формируются на уровне конкретного ремонта. АРМ позволяет установить лимиты по каждому ремонту и каждому инженеру по надежности и планированию, а главное — видеть эти затраты в горизонте год или более. Таким образом, каждый сотрудник, который назначает то или иное ремонтное воздействие, будет отслеживать, вписывается ли он в бюджет и, если есть угроза перерасхода установленных лимитов, сможет заблаговременно перепланировать мероприятия или применить другие ремонтные воздействия с целью соблюдения установленных лимитов.
Автоматизированное рабочее место остановов оборудования. Совершенно естественно, что в различных организациях есть разный подход к планированию. Если поток создания ценности имеет несколько единиц оборудования, не связанных между собой, можно спокойно взять ту или единицу оборудования для технического обслуживания и ремонта, что не повлияет на поток в целом, и тогда планирование пройдет очень легко. Но, если процессы в компании встроены в длинную технологическую цепочку, где каждая единица оборудования связана с последующей и предыдущей, остановка на ремонт одной из них приведет к прерыванию всего потока создания ценности. В этом случае применять классический подход к планированию не очень удобно. Выход из ситуации — использование автоматизированного рабочего места остановов оборудования, под которое будут подтягиваться все остальные наряды активов в потоке создания ценности. В первую очередь, это облегчит работу инженеру по планированию, который в едином рабочем месте сможет успешно проверять доступность необходимых запчастей, обеспеченность каждого ремонта конкретными сотрудниками и назначить соответствующие наряды на техобслуживание.
Автоматизированное рабочее место по управлению регулярно потребляемыми материалами. В практике часто встречаются случаи, когда критичное оборудование, задействованное в производстве прибыли компании, простаивает по элементарным причинам. Пример от одного из наших клиентов: новые автомобили долго простаивали из-за отсутствия тормозных колодок, которые на самом деле было легко купить и установить. Избежать подобных ситуаций помогает автоматизированное рабочее место по управлению регулярно потребляемым материалами. В результате накопления статистики, проведения анализа и определения регулярно потребляемых материалов можно организовать систему таким образом, что она сама (автоматически) будет отслеживать минимум и максимум по согласованным с закупками алгоритмам объемов и сроков поставки, производить заказ необходимых запчастей и не допускать простоя критично важного оборудования из-за их отсутствия.
Процесс трансформации ТОиР — комплексная задача, которая включает в себя следующие мероприятия:
подготовку самой стратегии,
трансформацию организационной структуры предприятия,
запуск типового цикла техобслуживания и ремонтов оборудования.
Кроме того, трансформация процессов ТОиР может включать в себя дополнительный инструментарий, который позволяет сфокусировать усилия на конкретных целях, определенных стратегией, и автоматизировать процессы с помощью удобной EAM-системы.
Хорошо, если в компании есть внутренняя экспертиза, которая ведет проект трансформации ТОиР комплексно. Но бывают случаи, когда внутренней экспертизы недостаточно. В таких ситуациях целесообразно воспользоваться услугами по методологической поддержки автоматизации процессов техобслуживания и ремонтов оборудования — например, предлагаемыми Центром экспертизы ТОИР «Деснол Софт». Мы на практике связываем цели компании, цели ТОиР и ЕАМ-систему с необходимым функционалом и приоритетом внедрения в единое целое.
Рассмотрим такой важный инструмент как управление надежностью, или RCM (Reliability-centered maintenance).
Положим, компания запустила информационную систему и наработала определенную статистику. Рано или поздно возникает вопрос о том, насколько оптимальной является используемая ремонтная программа. Руководство компании неизбежно задумается: «Находятся ли применяемые техкарты в целевом состоянии и отражают ли они производственный контекст?» На эти вопросы помогает ответить отдельный модуль «1С:RCM Управление надежностью».
«1С:RCM Управление надежностью» позволяет:
обеспечить анализ видов и последствий отказов оборудования,
провести экономическую оценку того или иного ремонтного воздействия (в том числе с точки зрения риска экологии, безопасности жизнедеятельности и т.п.),
скорректировать ремонтную программу, чтобы нивелировать риски и при этом оптимизировать ее стоимость.
В результате можно получить экономически обоснованную ремонтную программу и с большей убежденностью защищать те бюджеты, которые необходимы для закрытия определенных рисков в организации. В данном случае эти бюджеты уже будут экономически обоснованы с точки зрения последствий тех или иных отказов или наступления рисков.
Подробнее о внедрении инструмента «1С:RCM Управление надежностью» можно почитать здесь.
Замороженные запасы предприятия — это оборотный капитал. Правильно применяя финансовые инструменты, их можно успешно трансформировать в дополнительную прибыль для компании, поэтому любая организация стремится обеспечить не раздутые, а минимально необходимые запасы. Для достижения этой цели целесообразно начать с корректировки соответствующих процессов и нормализации склада.
Склад материалов и запчастей, необходимых для ремонтов, можно разделить на три основные группы: оперативные, аварийные и прочие запасы.
Оперативный запас — это основная часть ТМЦ, необходимых для проведения планового технического обслуживания и ремонтов оборудования. Он делится на: целевой запас (часть оперативного запаса для реализации запланированных мероприятий) и регулярно потребляемые материалы (автоматически восполняемая часть оперативного запаса, предназначенная для поддержания работоспособного состояния оборудования).
Аварийный запас — особый вид запаса, необходимый для обеспечения постоянной и бесперебойной работы оборудования подразделений на случай его незапланированного выхода из строя. Призван защищать организацию от рисков и тяжелых последствий, когда, например, доставка необходимой запчасти может иметь очень длительный срок, а простой — большие последствия.
К прочим запасам относятся излишки, неликвиды, а также материал, не соответствующий техническим требованиям.
Рассмотрим такой важный вопрос как создание базы оборудования и нормативов для ТОиР. Это весьма трудоемкий процесс, который включает в себя создание следующих элементов:
каталогов для производственного оборудования (включая конвейерные линии, машины, различную технику, энергетическое оборудование, объекты инженерной инфраструктуры, а также здания, сооружения, дороги и прочее);
технологических карт (которые содержат классы оборудования, операции, необходимые к выполнению с определенной периодичностью, номенклатуры запчастей и деталей с требованиями к квалификации по выполняемым работам, информацию по трудоемкости конкретных операций, периодичность и вид технического обслуживания).
Существует несколько подходов к паспортизации.
Компания может трансформировать оргструктуру, использовать внутреннюю экспертизу и провести паспортизацию самостоятельно.
Компания может обратиться к услугам Центра экспертизы ТОиР и использовать обширный опыт экспертов.
Как вариант, можно наполнять систему информацией только о критичном оборудовании (в условиях ограниченности бюджетов и невозможности трансформировать организационную структуру) и, путем растягивания сроков паспортизации, исполнить ее в текущих затратах.
Немаловажный аспект — обучение сотрудников. Почему это важно? Во-первых, компании необходимо иметь квалифицированный персонал для разработки стратегии ТОиР, Во-вторых, важны компетенции по построению организационной структуры и управлению потоком создания ценности. В-третьих, необходимы компетенции для понимания и проектирования целевой модели процессов ТОиР. И, наконец, в-четверых, требуются специалисты, которые будут обучены управлять надежностью и планировать ремонты, получат необходимые знания и навыки для анализа корневых причин отказов, выбора стратегий обслуживания, проведения анализа критичности оборудования и RCM-анализа.
Центр экспертизы ТОиР «Деснол Софт» оказывает все вышеперечисленные услуги. Вы можете подробнее узнать обо всех вариантах обучения и повышения квалификации ваших специалистов по ТОиР на индивидуальной консультации по телефону +7 (499) 271-30-78 или электронной почте toir@desnol.ru.
Разработка и защита стратегии ТОиР.
Построение организационной структуры ТОиР по лучшим практикам.
Внедрение управления через KPI (определение баланса мощностей и определение узких мест с фокусировкой на процессах, дающих максимальный экономический эффект).
Проектирование целевой модели процессов ТОиР.
Дополнительный управленческий инструментарий для снижения затрат на техобслуживание и ремонты.
Методологическая поддержка при комплексной трансформации и автоматизации ТОиР.
Управление надежностью (услуги по установке, настройке, обучению в рамках модуля RCM), обслуживание по состоянию.
Оптимизация запасов ТМЦ для ТОиР (помогаем достичь снижения оборотного капитала).
База оборудования, паспортизация, нормативы ТОиР (предоставляем услуги по паспортизации объектов ремонта и создания технологических карт).
Университет главного инженера (проводим обучение сотрудников технических служб).
Трансформация организационной структуры предприятия. При трансформации организационной структуры эффект оптимизации штатной численности составляет 5–20%.
Внедрение современной EAM-системы (например, «1С:ТОИР КОРП Управление ремонтами и обслуживанием оборудования»). С установкой и настройки EAM-системы штатная численность снижается до 5–10% благодаря тому, что загрузка каждого сотрудника становится прозрачной. При назначении нарядов на работы и имея операции в нарядах.
Усложнение должностей. Этот подход дает возможность оптимизации затрат на ФОТ на 5–10%. Может внедряться как для инженерно-технического, так и рабочего персонала. После завершения основной фазы трансформации ТОиР одни организации производят сокращение количества отделов техобслуживания и ремонтов, другие — объединяют надежность и планирование ввиду сниженной нагрузки на сотрудников после активной фазы внедрения. Многие предприятия проводят усложнения должностей и рабочих профессий, то есть объединяют обязанности слесаря, электрика и специалиста КИПиА в одну штатную единицу инженера по оборудованию.
Нормирование. Со временем любая система накапливает весомую статистику по операциям, которые используются в работе. Если определить самые длительные или, например, наиболее часто повторяющиеся операции и провести их нормирование, то можно увидеть эффект оптимизации в диапазоне 5–10%. Таким образом, оптимизация штатной численности может сократить затраты на ФОТ ремонтной службы до 30%.
Центр экспертизы ТОиР «Деснол Софт» ставит своей целью делать управление активами эффективным, сокращать трудозатраты и увеличивать производительность труда всего предприятия.
Хотите получить подробную консультацию по внедрению эффективных инструментов оптимизации затрат на ФОТ ремонтной службы, узнать больше об использовании EAM-системы на предприятии и получить подробную информацию о то, как эффективно внедрить 1С:ТОИР КОРП?
Обратитесь за помощью к специалистам Центра экспертизы ТОиР «Деснол Софт». Более 17 лет мы помогаем компаниям повысить эффективность производства и обеспечиваем полную поддержку пользователей решений 1С:ТОИР.
Узнайте, к каким результатам может прийти ваше предприятие, на индивидуальной встрече с экспертом по автоматизации ТОиР и получите предварительный расчет стоимости проекта.
Поделиться:
